A bizonylat az a dokumentum, amely egy gazdasági eseményt alátámaszt: számla, pénztárbizonylat, banki kivonat, szerződés, szállítólevél. Az átlátható nyilvántartás akkor működik, ha ezek a dokumentumok a megfelelő ideig, olvasható formában rendelkezésre állnak.
A számviteli megőrzés
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat – ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és a részletező nyilvántartásokat is – legalább nyolc évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések alapján visszakereshető módon megőrizni. Ugyanez a határidő vonatkozik a szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is.
Az adózási megőrzés
Az adózás rendjéről szóló szabályozás az adómegállapításhoz való jog elévüléséhez köti az iratok megőrzését. Az elévülés általános esetben a bevallás, bejelentés benyújtási vagy az adófizetési határidő évének utolsó napjától számított ötödik év utolsó napja; az önellenőrzés ezt megszakíthatja vagy meghosszabbíthatja.
A leghosszabb határidő szabálya
Ha ugyanarra a dokumentumra több előírás eltérő megőrzési időt határoz meg, mindig a hosszabbat kell figyelembe venni. Egyes esetekben – például bizonyos támogatásoknál – a megőrzési idő ennél is hosszabb lehet.
- Számviteli bizonylatok: legalább 8 év, olvasható és visszakereshető formában.
- Adózási iratok: az elévülésig, általában 5 év, amely meghosszabbodhat.
- Ütköző határidők: mindig a hosszabb megőrzési idő irányadó.
Elektronikus megőrzés
Elektronikus tárolás esetén biztosítani kell az adatok olvashatóságát, a visszakereshetőséget és azt, hogy az iratok utólag ne legyenek módosíthatók. A megőrzési kötelezettség a gazdálkodót akkor is terheli, ha a feldolgozás külső könyvelőnél történik.
A megőrzés nem öncél: ha egy tétel mögött bármikor előkereshető a bizonylat, a nyilvántartás ellenőrizhető marad – ez maga az átláthatóság gyakorlati formája.